Een markt, een wielerronde, een intocht of een buurtfeest: zodra uw evenement de openbare weg raakt, wil de gemeente weten hoe u het verkeer regelt. Meestal betekent dat een verkeersplan, een afzetting en soms verkeersregelaars, goedgekeurd door de wegbeheerder voordat het evenement begint. Op deze pagina leest u wanneer dat nodig is, wat de gemeente van u vraagt, wat u zelf kunt doen en wanneer u het beter uitbesteedt.
Heeft u voor uw evenement verkeersmaatregelen nodig?
Vaker dan u denkt. Zodra er een weg, fietspad of parkeerplaats dicht moet, het verkeer om moet of veel bezoekers tegelijk komen en gaan, wil de gemeente een plan zien. Dat geldt voor een festival, maar ook voor een kleine straat die een middag dicht gaat.
“Een verkeersplan is vaker verplicht dan je denkt. Wij krijgen ook aanvragen binnen voor evenementen, zelfs voor buurtbarbecues.” – Mick Visser, ontwerper verkeersplannen bij Versluys Verkeerstechniek
Bij een buurtbarbecue gaat het zo: de bewoners willen de hele straat gebruiken en melden dat bij de gemeente. De gemeente vraagt een afzetting, en de wegbeheerder keurt het plan goed voordat de hekken er staan. Mick: “Die afzetting ziet er alweer anders uit dan wanneer er een kabel uit de grond moet. Uiteindelijk keurt de wegbeheerder het goed, en dan gaat hij naar buiten.”
Wat vraagt de gemeente van u?
Voor een evenement op de openbare weg heeft u een evenementenvergunning nodig, of bij een klein evenement een melding. Bij die aanvraag vraagt de gemeente vaak een verkeersplan.
Bij grotere evenementen komt daar soms een veiligheidsplan bij, of een BLVC-plan als het evenement veel impact heeft op een woonwijk. De gemeente legt het plan voor aan politie, brandweer en ambulancedienst.
Veel gemeenten hebben een eigen format of handleiding voor het verkeersplan bij een evenement. Kijk daarom eerst op de site van uw gemeente: daar staat wat ze willen zien en hoe lang van tevoren u moet aanvragen.
Let op twee termijnen. Eerst die van de evenementenvergunning, die bij grote evenementen al weken tot maanden kan zijn. Daarnaast die van de verkeersmaatregelen zelf. De meeste gemeenten houden voor een gewone afzetting tien werkdagen aan, en voor een volledige afsluiting van de weg vijftien werkdagen. Loopt de route over een provinciale weg, dan rekent de provincie standaard vijftien werkdagen.
Wat staat er in een verkeersplan voor een evenement?
- welke wegen dicht gaan, wanneer en hoe lang, inclusief opbouw en afbouw;
- de omleidingsroutes en de bebording die erbij hoort;
- de aanrijroute en de vrije ruimte voor hulpdiensten;
- waar dranghekken, afzettingen en vooraankondigingsborden komen;
- parkeerverboden langs de route, en parkeren voor bezoekers;
- waar verkeersregelaars staan en wat hun taak is;
- hoe omwonenden en bedrijven worden ingelicht.
Twee punten worden vaak onderschat. Het eerste is de ruimte voor hulpdiensten.
“Hulpdiensten betrekken we bij een plan eigenlijk altijd door minimaal 3,5 meter verkeersruimte over te houden. Dat hebben zij gewoon nodig. Meer is altijd beter.”- Mick Visser, ontwerper verkeersplannen bij Versluys Verkeerstechniek
Het tweede zijn de parkeerverboden. Die moeten twee weken van tevoren staan, zodat bewoners en bezoekers weten dat ze er die dag niet mogen parkeren. Mick: “Zet je een parkeerverbod pas op de dag zelf neer en ziet iemand het niet, dan wordt zijn auto weggesleept terwijl hij daar niks aan kan doen. Daarom moet dat twee weken van tevoren.” Bij de intocht van Sinterklaas in Dordrecht ging het om vijftig parkeerverboden.
Hoe een verkeersplan wordt gemaakt en wat het kost, leest u op onze pagina verkeersplan opstellen.
Hoeveel verkeersregelaars heeft u nodig?
Dat hangt af van het aantal kruisingen en oversteekplaatsen langs de route, de drukte en de tijden. Vaak stelt de gemeente of de politie een minimum in de vergunning. Bij de intocht van Sinterklaas in Dordrecht zette Versluys er twaalf in, langs een route met 600 meter dranghekken.
Er zijn twee soorten verkeersregelaars. Evenementenverkeersregelaars zijn vaak vrijwilligers. Zij volgen een korte instructie en worden voor één evenement of een vaste periode aangesteld. Beroepsverkeersregelaars zijn opgeleid en gecertificeerd om ook bij werk aan de weg en op drukke kruispunten het verkeer te regelen. Bij grote of drukke evenementen vraagt de gemeente vaak om beroepsverkeersregelaars.
Zelf regelen of uitbesteden?
Een eerste vraag is altijd dezelfde: heeft u toestemming van de gemeente? Dat geldt ook als u de hekken zelf neerzet. Wie zonder goedkeuring de weg afzet, krijgt het met de wegbeheerder aan de stok.
“Dan komt de wegbeheerder daarachter, en die zegt: ik heb jullie hier geen goedkeuring voor gegeven, dus jullie gaan nu van mijn weg af.” – Mick Visser, ontwerper verkeersplannen bij Versluys Verkeerstechniek
Een buurtfeest in een doodlopende straat, met het format van de gemeente en hekken die de gemeente uitleent, kunt u vaak zelf regelen. Besteed het uit als:
- er een doorgaande weg, busroute of provinciale weg dicht moet;
- er een omleidingsroute nodig is, met vooraankondiging;
- de gemeente een uitgewerkt verkeersplan op tekening vraagt;
- er veel publiek langs de route staat, zoals bij een optocht of intocht;
- de gemeente verkeersregelaars of parkeerverboden voorschrijft;
- het evenement meerdere dagen duurt en de afzetting ‘s nachts blijft staan.
Versluys Verkeerstechniek is gecertificeerd volgens BRL 9101, de richtlijn voor het toepassen van verkeersmaatregelen bij werk in uitvoering en evenementen.
Versluys Verkeerstechniek is gecertificeerd volgens BRL 9101, de richtlijn voor het toepassen van verkeersmaatregelen bij werk in uitvoering en evenementen. Wij maken het plan, vragen het aan bij de wegbeheerder, plaatsen de wegafzetting en ruimen na afloop alles op. Elk plan gaat eerst langs een collega: “Zo krijgen we er toch vier ogen op, en soms nog meer, zodat de kleine details en kleine foutjes eruit gefilterd worden.”
Laat de verkeersmaatregelen voor uw evenement regelen
Wij maken het plan, vragen het aan bij de wegbeheerder, plaatsen de wegafzetting en ruimen na afloop alles op. Elk plan gaat eerst langs een collega:
“Zo krijgen we er toch vier ogen op, en soms nog meer, zodat de kleine details en kleine foutjes eruit gefilterd worden.”
Twee voorbeelden
Intocht Sinterklaas, Dordrecht. De Sint reed te paard over een lang traject door de stad, met veel kinderen en ouders langs de route. Versluys plaatste 600 meter dranghekken, 50 parkeerverboden en 15 vooraankondigingsborden, en zette 12 verkeersregelaars in. Bekijk het project Sint in Dordrecht.
Horse Event, Haarlemmermeer. Twee weekenden paardensport op het terrein van EXPO Greater Amsterdam, met duizenden bezoekers. Versluys verzorgde de verkeersbegeleiding in en rond het terrein. Bekijk het project Horse Event.
Hoe lang van tevoren moet u ons inschakelen?
Zo vroeg mogelijk, het liefst voordat u de evenementenvergunning aanvraagt. Dan kan het verkeersplan meteen met de aanvraag mee. Te laat aanvragen is de meest voorkomende reden dat een plan niet op tijd rond is.
“De reden dat verkeersplannen vaak worden afgewezen, is vooral de aanvraagtermijn. Het komt regelmatig voor dat een opdrachtgever komt met: over twee weken moet het buiten staan.”
Mick Visser, ontwerper verkeersplannen bij Versluys Verkeerstechniek
Wat heeft Versluys van u nodig?
Hoe completer uw aanvraag, hoe sneller het plan rond is. Stuur ons:
- de datum en de tijden, inclusief opbouw en afbouw;
- de locatie of de route, het liefst op een kaartje;
- welke wegen of parkeerplaatsen u nodig heeft;
- het verwachte aantal bezoekers;
- wat de gemeente al heeft gevraagd, zoals een format of voorwaarden uit de vergunning.
Organiseert u een evenement op of langs de weg? Stuur ons de datum, de locatie en het verwachte aantal bezoekers, dan maken we een voorstel. Neem contact op of bel 0172 614 097.
Veelgestelde vragen
Wie betaalt de verkeersmaatregelen bij een evenement?
In de regel de organisator. Organiseert de gemeente het evenement zelf, zoals vaak bij een intocht, dan regelt de gemeente ook de verkeersmaatregelen.
Mogen vrijwilligers het verkeer regelen?
Ja, als evenementenverkeersregelaar, na een instructie en een aanstelling. Hun bevoegdheid geldt alleen voor dat evenement.
Moet ik omwonenden zelf informeren?
Meestal wel, of de gemeente stelt het als voorwaarde in de vergunning. Dat gaat met een bewonersbrief: wie u bent, wat er gebeurt, wanneer, en wat het voor de bewoners betekent.
Wat is het verschil tussen een verkeersplan en een BLVC-plan?
Een verkeersplan is een tekening van de maatregelen op de weg. Een BLVC-plan beschrijft in tekst wat het evenement betekent voor de bereikbaarheid, leefbaarheid, veiligheid en communicatie in de omgeving. Bij grote evenementen vraagt de gemeente soms allebei.